제1장 총 칙
제1조 (목적)
본 지침은 송파실벗뜨락(이하 ‘기관’)에서 생성되는 이용고객, 직원 및 행정정보 체계적으로 관리하여 개인정보가 분실, 도난, 누출, 변조, 훼손, 오남용 등이 되지 아니하도록 함으로써 정보주체자의 권익보호와 직원들이 준수하여야 하는 세부적인 사항을 규정함으로 목적으로 한다.
제2조 (적용범위)
이용고객, 자원봉사자, 후원자 및 직원 등 홈페이지 등의 온라인을 통하여 수집, 이용 또는 관리되는 개인정보뿐만 아니라 오프라인(서면, 전화, 팩스 등)을 통해 수집, 이용 또는 관리되는 개인정보에 대해서도 적용되며, 이러한 개인정보를 취급하는 내부 직원에 대해 적용된다.
제3조 (용어의 정의)
본 지침에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
① ‘개인정보’라 함은 기관에서 실시하는 서비스와 사업을 위해 수집된 이용고객, 후원자, 자원봉사자, 직원, 지역사회자원, 기타 지역주민의 모든 정보(성명, 주민번호, 영상 등)를 말하며, 해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다.
② “처리”란 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다.
③ “정보주체”란 처리되는 정보에 의하여 알아볼 수 있는 사람으로서 그 정보의 주체가 되는 사람을 말한다.
④ “개인정보파일”이란 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물을 말한다.
⑤ “개인정보보호 처리자”란 업무를 목적으로 개인정보파일을 운용하기 위하여 스스로 또는 다른 사람을 통하여 개인정보를 처리하는 공공기관, 법인, 단체와 개인 등을 말한다.
⑥ “개인정보보호 책임자”란 개인정보처리자의 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지거나 업무처리를 최종적으로 결정하는 자로서, 법 제31조에 따른 지위에 해당하는 자를 말한다.
⑦ “개인정보보호 담당자”란 개인정보책임자가 업무를 수행함에 있어 보조적인 역할을 하는 자를 말하며, 개인정보보호 책임자가 일정 요건의 자격을 갖춘 이를 지정한다.
⑧ “개인정보 취급자”란 개인정보처리자의 지휘, 감독을 받아 개인정보를 처리하는 업무를 담당하는 자로서 직접 개인정보에 관한 업무를 담당하는 자와 그 밖에 업무상 필요에 의해 개인정보에 접근하여 처리하는 모든 자를 말한다.
⑨ “개인정보처리시스템”이라 함은 개인정보를 처리할 수 있도록 체계적으로 구성한 데이터베이스 시스템을 말한다.
⑩ “영상정보처리기기”란 폐쇄회로텔레비전(CCTV), 네트워크카메라 등 일정한 공간에 지속적으로 설치되어 사람 또는 사물의 영상 등을 촬영하거나 이를 유․무선망을 통하여 전송하는 일체의 장치를 말한다.
⑪ “개인영상정보”라 함은 영상정보처리기기에 의하여 촬영․처리되는 영상정보 중 개인의 초상, 행동 등 사생활과 관련된 영상으로서 해당 개인의 동일성 여부를 식별할 수 있는 정보를 말한다.
⑫ “영상정보처리기기 운영자”라 함은 개인정보 보호법 제25조제1항 각호에 따라 영상정보처리기기를 설치․운영하는 자를 말한다.
⑬ “영상정보 보호책임자”라 함은 개인영상정보의 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지는 자를 말한다.
⑭ “비밀번호”라 함은 정보주체 또는 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템, 업무용 컴퓨터 또는 정보통신망에 접속할 때 식별자와 함께 입력하여 정당한 접속 권한을 가진 자라는 것을 식별할 수 있도록 시스템에 전달해야 하는 고유의 문자열로서 타인에게 공개되지 않는 정보를 말한다.
⑮ “접속기록”이라 함은 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템에 접속하여 수행한 업무 내역에 대하여 식별자, 접속일시, 접속자를 알 수 있는 정보, 수행업무 등 접속한 사실을 기록한 것을 말한다.
제4조 (기본 서류 비치)
관련 법령에 의해 비치하여야 할 기본 서류 및 장부는 다음 각 호와 같다.
① 관리에 관한 장부: 사회복지시설신고증, 건축물관리대장, 직원 관계철(시설장 및 직원명부 등), 회의록철, 문서접수․발송대장, 차량운행일지 등
② 사업에 관한 장부: 운영계획서, 기관 이용고객 관계서류, 프로그램 관계서류, 교육․훈련 관계서류 등
③ 재무․회계에 관한 장부: 예산서 및 결산서, 총계정원장, 현금출납부 및 그 증빙서류, 비품(장비)대장, 재산대장과 그 소유권에 관한 증빙서류, 이용고객의 비용부담 관계서류, 후원금품 대장, 각종 증빙서류 및 기타 필요한 서류 등
제5조 (정보의 관리)
① 생성되는 모든 정보(데이터 및 사진포함)는 반기별로 백업을 받아 별도로 보관하며 해당 담당자가 관리한다.
② 정보관리 전산화 프로그램 사용 시(사회복지시설정보시스템 등) 개인의 신상정보를 위해 비밀번호(잠금장치)를 반드시 사용해야 한다.
③ 이용고객 및 보호자 개인의 신상정보는 비밀이 보장되어야 하며, 개인서류가 보관되어 있는 보관장 열람 시 반드시 중간관리자에게 확인 후 열람하고 반납 시 중간관리자에게 확인하여야 한다.
④ 각 사업의 정보관리 책임자는 해당 사업 담당자로 하며, 필요시 추가로 지정할 수 있다.
⑤ 이용고객의 사진 및 동영상은 개인의 동의 없이 외부유출 및 대외적으로 공개할 수 없고, 외부기관에서 촬영 요청 시 이용고객의 동의 없이는 촬영할 수 없다.
제2장 개인정보보호책임자의 지정과 의무 ․ 책임
제6조 (개인정보보호책임자의 지정)
① 기관은 개인정보보호법 시행령 제32조제2항1호에 따라 해당하는 지위에 있는 자를 개인정보보호책임자로 임명한다.
1. 개인정보보호 책임자: 시설장
2. 개인정보보호 담당자: 해당사업 담당자
② 개인정보보호 책임자 등은 해당직위에 보직된 날로부터 임명된 것으로 보며, 특별한 경우를 제외하고 별도의 임명․지정은 하지 아니한다.
③ 개인정보보호 책임자, 개인정보보호 담당자가 변경된 경우에는 변경 사실을 내부결재로 보고하여야 하며, 필요시 변경 사실을 홈페이지 등을 통해서도 공개한다.
제7조 (개인정보보호책임자의 의무와 책임)
① 개인정보보호 책임자는 정보주체의 개인정보 보호를 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 개인정보 보호 계획의 수립 및 시행
2. 개인정보 처리 실태 및 관행의 정기적인 조사 및 개선
3. 개인정보 처리와 관련한 불만의 처리 및 피해 구제
4. 개인정보 유출 및 오용‧남용 방지를 위한 내부통제시스템의 구축
5. 개인정보 보호 교육 계획의 수립 및 시행
6. 개인정보파일의 보호 및 관리 감독
7. 법 제30조에 따른 개인정보 처리방침의 수립‧변경 및 시행
8. 개인정보 보호 관련 자료의 관리
9. 처리 목적이 달성되거나 보유기간이 지난 개인정보의 파기
② 개인정보보호책임자는 업무를 수행함에 있어서 필요한 경우 개인정보 처리 현황, 처리 체계 등에 대하여 수시로 조사하거나 관계 당사자로부터 보고를 받을 수 있다.
③ 개인정보보호책임자는 개인정보 보호와 관련하여 이법 및 다른 관계 법령의 위반 사실을 알게 된 경우에는 즉시 개선조치를 하며, 필요하면 소속 기관 또는 단체의 장에게 개선조치를 보고한다.
제8조 (개인정보취급자의 범위 및 의무와 책임)
① 개인정보취급자의 범위는 기관 내에서 정보주체의 개인정보를 처리하는 업무를 수행하는 자를 말하며, 정규직 이외에 계약직, 시간제근로자 등 포함될 수 있다.
② 개인정보취급자의 의무와 책임
1. 내부관리 계획의 준수 및 이행
2. 개인정보의 기술적‧관리적 보호조치 기준 이행
3. 업무상 알게 된 개인정보를 제3자에게 제공하지 않음
제3장 개인정보의 기술적 ․ 관리적 보호조치
제9조 (개인정보취급자 접근권한 관리 및 인증)
① 개인정보처리자는 개인정보처리시스템에 대한 접근권한을 업무수행에 필요한 최소한의 범위로 업무 담당자에 따라 차등 부여한다.
② 개인정보처리자는 전보 또는 퇴직 등 인사이동이 발생하여 개인정보취급자가 변경되었을 경우 지체 없이 개인정보처리시스템의 접근권한을 변경 또는 말소하며, 또한 비밀유지의무 등에 대한 서약서를 받는다.
③ 개인정보처리자는 제1항, 제2항에 의한 권한 부여, 변경 또는 말소에 대한 내역을 기록하고, 그 기록을 최소 3년간 보관한다.
④ 개인정보처리자는 개인정보처리시스템에 접속할 수 있는 사용자 계정을 발급하는 경우, 개인정보취급자 별로 한개의 사용자계정을 발급하며, 다른 개인정보취급자와 공유되지 않도록 한다.
⑤ 개인정보처리자는 개인정보취급자가 정보통신망을 통해 외부에서 개인정보처리시스템에 접속하려는 경우에는 가상사설망 또는 전용선 등 안전한 접속수단을 적용한다.
제10조 (비밀번호 관리)
① 개인정보처리자는 개인정보취급자 또는 정보주체가 생일, 주민등록번호, 전화번호 등 추측하기 쉬운 숫자나 개인관련 정보를 비밀번호로 이용하지 않도록 비밀번호 작성규칙을 수립하고, 이를 적용 및 운용한다.
② 개인정보처리자는 비밀번호에 적정한 기간의 유효기간(반기별 1회 이상)을 설정한다.
제11조 (물리적 접근제한)
1. 개인정보처리자는 개인정보가 포함된 서류, 보조저장매체 등을 잠금장치가 있는 안전한 장소에 보관한다.
2. 개인정보처리자는 물리적 접근방지를 위한 별도의 보호시설에 출입하거나 개인정보를 열람하는 경우, 그 출입자에 대한 출입사실 및 열람 내용에 관한 관리대장을 작성하도록 한다.
제4장 개인정보보호 교육
제12조(개인정보보호 교육 계획의 수립)
① 개인정보보호책임자는 다음 각 호의 사항을 포함하는 연간 개인정보보호 교육계획을 매년 12월말까지 수립한다.
1. 교육목적 및 대상
2. 교육내용
3. 교육 일정 및 방법
② 개인정보보호책임자는 수립한 개인정보보호 교육 계획을 실시한 이후에 교육의 성과와 개선 필요성을 검토하여 차년도 교육계획 수립에 반영한다.
제13조(개인정보보호 교육의 실시)
① 개인정보보호책임자는 정보주체정보보호에 대한 직원들의 인식제고를 위해 노력해야 하며, 개인정보의 오․남용 또는 유출 등을 적극 예방하기 위해 임․직원을 대상으로 매년 정기적으로 연1회 이상의 개인정보보호 교육을 실시한다.
② 교육 방법은 집체 교육뿐만 아니라, 인터넷 교육, 그룹웨어 교육 등 다양한 방법을 활용하여 실시하고, 필요한 경우 외부 전문기관이나 전문요원에 위탁하여 교육을 실시할 수 있다.
③ 개인정보보호에 대한 중요한 전파 사례가 있거나 개인정보보호 업무와 관련하여 변경된 사항이 있는 경우, 개인정보보호책임자는 부서 회의 등을 통해 수시 교육을 실시할 수 있다
제5장 개인정보 침해대응 및 피해구제
제14조(권익침해 구제방법)
개인정보주체는 기관의 자체적인 개인정보 불만처리, 피해구제 결과에 만족하지 못하거나 보다 자세한 도움이 필요한 경우 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 개인정보분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해신고센터 등에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있다. 이 밖에 기타 개인정보침해의 신고 및 상담에 대하여는 아래의 기관에 문의할 수 있다.
② 개인정보 침해신고센터: privacy.kisa.or.kr, 118(국번없이)