본 지침은 송파실벗뜨락(이하 ‘기관’)에서 생성되는 이용고객, 직원 및 행정정보 체계적으로 관리하여 개인정보가 분실, 도난, 누출, 변조, 훼손, 오남용 등이 되지 아니하도록 함으로써 정보주체자의 권익보호와 직원들이 준수하여야 하는 세부적인 사항을 규정함으로 목적으로 한다.

이용고객, 자원봉사자, 후원자 및 직원 등 홈페이지 등의 온라인을 통하여 수집, 이용 또는 관리되는 개인정보뿐만 아니라 오프라인(서면, 전화, 팩스 등)을 통해 수집, 이용 또는 관리되는 개인정보에 대해서도 적용되며, 이러한 개인정보를 취급하는 내부 직원에 대해 적용된다.

본 지침에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
① ‘개인정보’라 함은 기관에서 실시하는 서비스와 사업을 위해 수집된 이용고객, 후원자, 자원봉사자, 직원, 지역사회자원, 기타 지역주민의 모든 정보(성명, 주민번호, 영상 등)를 말하며, 해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다.
② “처리”란 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다.
③ “정보주체”란 처리되는 정보에 의하여 알아볼 수 있는 사람으로서 그 정보의 주체가 되는 사람을 말한다.
④ “개인정보파일”이란 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물을 말한다.
⑤ “개인정보보호 처리자”란 업무를 목적으로 개인정보파일을 운용하기 위하여 스스로 또는 다른 사람을 통하여 개인정보를 처리하는 공공기관, 법인, 단체와 개인 등을 말한다.
⑥ “개인정보보호 책임자”란 개인정보처리자의 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지거나 업무처리를 최종적으로 결정하는 자로서, 법 제31조에 따른 지위에 해당하는 자를 말한다.
⑦ “개인정보보호 담당자”란 개인정보책임자가 업무를 수행함에 있어 보조적인 역할을 하는 자를 말하며, 개인정보보호 책임자가 일정 요건의 자격을 갖춘 이를 지정한다.
⑧ “개인정보 취급자”란 개인정보처리자의 지휘, 감독을 받아 개인정보를 처리하는 업무를 담당하는 자로서 직접 개인정보에 관한 업무를 담당하는 자와 그 밖에 업무상 필요에 의해 개인정보에 접근하여 처리하는 모든 자를 말한다.
⑨ “개인정보처리시스템”이라 함은 개인정보를 처리할 수 있도록 체계적으로 구성한 데이터베이스 시스템을 말한다.
⑩ “영상정보처리기기”란 폐쇄회로텔레비전(CCTV), 네트워크카메라 등 일정한 공간에 지속적으로 설치되어 사람 또는 사물의 영상 등을 촬영하거나 이를 유․무선망을 통하여 전송하는 일체의 장치를 말한다.
⑪ “개인영상정보”라 함은 영상정보처리기기에 의하여 촬영․처리되는 영상정보 중 개인의 초상, 행동 등 사생활과 관련된 영상으로서 해당 개인의 동일성 여부를 식별할 수 있는 정보를 말한다.
⑫ “영상정보처리기기 운영자”라 함은 개인정보 보호법 제25조제1항 각호에 따라 영상정보처리기기를 설치․운영하는 자를 말한다.
⑬ “영상정보 보호책임자”라 함은 개인영상정보의 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지는 자를 말한다.
⑭ “비밀번호”라 함은 정보주체 또는 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템, 업무용 컴퓨터 또는 정보통신망에 접속할 때 식별자와 함께 입력하여 정당한 접속 권한을 가진 자라는 것을 식별할 수 있도록 시스템에 전달해야 하는 고유의 문자열로서 타인에게 공개되지 않는 정보를 말한다.
⑮ “접속기록”이라 함은 개인정보취급자 등이 개인정보처리시스템에 접속하여 수행한 업무 내역에 대하여 식별자, 접속일시, 접속자를 알 수 있는 정보, 수행업무 등 접속한 사실을 기록한 것을 말한다.

관련 법령에 의해 비치하여야 할 기본 서류 및 장부는 다음 각 호와 같다.
① 관리에 관한 장부: 사회복지시설신고증, 건축물관리대장, 직원 관계철(시설장 및 직원명부 등), 회의록철, 문서접수․발송대장, 차량운행일지 등
② 사업에 관한 장부: 운영계획서, 기관 이용고객 관계서류, 프로그램 관계서류, 교육․훈련 관계서류 등
③ 재무․회계에 관한 장부: 예산서 및 결산서, 총계정원장, 현금출납부 및 그 증빙서류, 비품(장비)대장, 재산대장과 그 소유권에 관한 증빙서류, 이용고객의 비용부담 관계서류, 후원금품 대장, 각종 증빙서류 및 기타 필요한 서류 등

① 생성되는 모든 정보(데이터 및 사진포함)는 반기별로 백업을 받아 별도로 보관하며 해당 담당자가 관리한다.
② 정보관리 전산화 프로그램 사용 시(사회복지시설정보시스템 등) 개인의 신상정보를 위해 비밀번호(잠금장치)를 반드시 사용해야 한다.
③ 이용고객 및 보호자 개인의 신상정보는 비밀이 보장되어야 하며, 개인서류가 보관되어 있는 보관장 열람 시 반드시 중간관리자에게 확인 후 열람하고 반납 시 중간관리자에게 확인하여야 한다.
④ 각 사업의 정보관리 책임자는 해당 사업 담당자로 하며, 필요시 추가로 지정할 수 있다.
⑤ 이용고객의 사진 및 동영상은 개인의 동의 없이 외부유출 및 대외적으로 공개할 수 없고, 외부기관에서 촬영 요청 시 이용고객의 동의 없이는 촬영할 수 없다.